Modèle de convocation assemblée générale copropriété : guide complet 2026

La convocation à l’assemblée générale de copropriété doit être envoyée au moins 21 jours avant la réunion, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique si le copropriétaire a donné son accord. Elle doit comporter l’ordre du jour complet, les conditions de majorité et les documents annexés (loi du 10 juillet 1965 et décret du 17 mars 1967).

La convocation à l’assemblée générale de copropriété n’est pas une simple formalité : c’est un acte juridique encadré par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967. Une erreur dans la convocation peut entraîner la nullité des décisions votées, à condition qu’un copropriétaire conteste l’AG dans le délai de deux mois par voie judiciaire. Vous trouverez ici un modèle de convocation annoté, les mentions obligatoires et les trois vices de forme les plus fréquents qui peuvent faire annuler une assemblée.

En bref

• La convocation est un acte juridique formel, encadré par la loi du 10 juillet 1965.
• Le délai de 21 jours à compter de la réception est impératif.
• L’ordre du jour doit être complet et précis pour sécuriser les votes.
• Toute annexe obligatoire doit être jointe à la convocation, pas envoyée plus tard.
• Un vice de forme n’est sanctionné que si un copropriétaire agit en justice dans les 2 mois.

Ce que dit la loi sur la convocation d’AG en copropriété

La loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis confère à la convocation un caractère obligatoire et formaliste. Sans convocation régulière, l’assemblée générale ne peut pas délibérer valablement. Le décret n°67-223 du 17 mars 1967 précise les règles de fond et de forme.

Le syndic doit informer chaque copropriétaire par voie postale ou électronique, en respectant un délai minimal. Ce n’est pas un simple avis : le document engage la validité des résolutions qui seront adoptées. Une assemblée convoquée en violation des règles peut voir ses décisions annulées par le tribunal judiciaire, à la demande d’un copropriétaire, dans les deux mois qui suivent l’envoi du procès-verbal. Comme le rappelle la fiche officielle de service-public.fr, la convocation est un préalable indispensable à toute vie collective en copropriété.

Une copropriété de 12 lots qui envisage de voter des travaux de ravalement et l’approbation des comptes doit donc respecter scrupuleusement ces exigences. Toute irrégularité de forme expose le syndicat à des contestations coûteuses et à un blocage de la gestion.

Qui est habilité à envoyer la convocation ?

Le syndic de copropriété, désigné par l’assemblée, est le premier responsable de l’envoi des convocations. Il agit au nom du syndicat des copropriétaires et doit s’assurer que chaque propriétaire, quel que soit le nombre de ses tantièmes, reçoit le document.

En cas de carence, le président du conseil syndical peut convoquer l’assemblée après une mise en demeure restée sans effet pendant plus de huit jours (art. 8 du décret de 1967). Un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent également demander une convocation. Cette procédure reste exceptionnelle et requiert de respecter les mêmes formes que celles imposées au syndic.

AG ordinaire vs AG extraordinaire : quelle différence pour la convocation ?

La distinction entre assemblée générale ordinaire et extraordinaire n’affecte pas directement les règles de convocation : dans les deux cas, le délai minimum est de 21 jours et les mentions obligatoires sont identiques. La différence porte sur l’objet des décisions. L’AG ordinaire traite de la gestion courante (approbation des comptes, budget prévisionnel, élection du syndic). L’AG extraordinaire statue sur des sujets plus lourds, comme la modification du règlement de copropriété ou la vente d’une partie commune.

Que ce soit pour une AG ordinaire ou extraordinaire, le délai de convocation d'une assemblée générale extraordinaire ou ordinaire reste un point crucial.

Certains syndics ajoutent la mention « extraordinaire » dans la convocation pour souligner la nature des résolutions envisagées. Cela ne dispense pas d’indiquer avec précision les conditions de majorité requises pour chaque résolution, une information souvent omise mais essentielle à la validité de la délibération.

Délais légaux de convocation : ce qu’il faut respecter à la lettre

L’article 9 du décret du 17 mars 1967 impose un délai de vingt et un jours au moins, à compter de la réception, avant la date de la réunion. Concrètement, le cachet de la poste ou la date de réception de la LRAR fait foi. Un envoi le vendredi soir n’atteint souvent le destinataire que le lundi ou le mardi suivant, ce qui décale d’autant le point de départ du délai.

Ce point est trop souvent négligé par les syndics pressés. Une convocation reçue seulement 18 ou 19 jours avant l’AG ne respecte pas la règle des 21 jours francs. Un copropriétaire peut alors faire annuler l’assemblée, même s’il y a assisté et voté sans réserve : la nullité est encourue de plein droit dès lors que le délai n’est pas respecté.

Pour approfondir cette question, l’article sur la convocation hors délai et ses conséquences sur la validité de l’AG détaille la procédure de contestation et les exceptions jurisprudentielles.

Le délai de 21 jours : comment le calculer correctement ?

La date de référence n’est pas celle de l’envoi par le syndic, mais celle de la première présentation de la lettre recommandée ou de l’accusé de réception électronique. Par exemple, si la convocation est présentée au domicile le lundi 3 février 2026, l’assemblée ne peut se tenir avant le mardi 24 février 2026. Le jour de la réception compte-t-il ? En droit, le délai se calcule au jour près, mais la jurisprudence considère généralement que le jour de réception n’est pas inclus dans le décompte.

Un calcul prudent consiste à laisser au moins 22 jours entre le dépôt à La Poste et la date prévue, pour absorber les aléas d’acheminement. Les syndics professionnels utilisent des logiciels de gestion qui automatisent cette vérification, mais un conseil syndical vigilant procède toujours à un contrôle manuel.

Envoi par voie électronique : conditions de validité

Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, la convocation peut être adressée par courriel, à condition que le copropriétaire ait expressément accepté ce mode d’envoi. Cet accord doit être écrit (formulaire en AG, accord séparé signé). Sans cette acceptation, la convocation électronique est nulle.

La plateforme utilisée doit garantir la date de réception (accusé de lecture ou de téléchargement). Un simple email sans preuve de réception ne suffit pas. En pratique, les syndics proposent désormais des espaces extranet sécurisés avec un horodatage certifié, mais la LRAR reste la règle pour les copropriétaires qui n’ont pas manifesté leur consentement explicite.

Les mentions obligatoires de la convocation AG copropriété

La convocation doit comporter un ensemble d’informations sans lesquelles elle est irrégulière. La loi exige notamment l’indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion. La désignation du syndic, son adresse, la liste des copropriétaires destinataires (ou au moins la désignation du syndicat) sont également requises.

L’ordre du jour constitue le cœur du document : il énumère toutes les questions qui seront soumises au vote, de manière suffisamment précise pour que chaque copropriétaire puisse se déterminer en toute connaissance de cause. Une mention générique comme « questions diverses » est interdite car trop imprécise.

Les conditions de majorité (majorité simple, absolue, double majorité ou unanimité) doivent être rappelées en face de chaque résolution. Enfin, la convocation liste les pièces jointes, dont certaines sont obligatoires selon l’objet des votes. L’erreur la plus fréquente consiste à omettre une annexe liée à une résolution technique ou financière.

L’ordre du jour : la pièce maîtresse de la convocation

Rédigé par le syndic, souvent après consultation du conseil syndical, l’ordre du jour est intangible une fois la convocation expédiée. Aucune résolution non inscrite ne peut être votée, sauf si l’assemblée décide, à l’unanimité, d’ajouter un point d’urgence. Cette règle protège les copropriétaires absents.

Une formulation vague, comme « travaux de rénovation » sans mention de la nature, du coût estimé et de la durée, présente un risque sérieux d’annulation. Le juge apprécie si l’imprécision a empêché un copropriétaire d’exercer son droit de vote de manière éclairée. Pour un ravalement, l’ordre du jour doit préciser « vote sur la réalisation de travaux de ravalement des façades, montant estimé 45 000 €, appel de fonds échelonné sur deux exercices ».

Les annexes obligatoires selon le type de résolution

Le décret de 1967 énumère les documents à joindre selon les résolutions. Pour l’approbation des comptes, le syndic doit communiquer le compte de gestion, le budget prévisionnel, les relevés bancaires et les pièces justificatives des dépenses importantes. Pour des travaux, le devis descriptif, le plan de financement et l’échéancier sont requis.

L’absence d’un seul de ces documents constitue une irrégularité susceptible d’annuler la résolution correspondante. La copropriété de 12 lots visant un ravalement doit donc obligatoirement joindre le devis détaillé, le plan de trésorerie et, si le montant dépasse un certain seuil, une étude de faisabilité ou le dossier technique. Ces pièces doivent parvenir avec la convocation, pas quelques jours avant l’AG.

Modèle de convocation assemblée générale copropriété (à télécharger)

Voici un modèle structuré en trois blocs annotés, utilisable pour une copropriété de 12 lots convoquée pour voter le ravalement des façades et l’approbation des comptes. Ce modèle respecte les exigences de forme rappelées par la fiche officielle de service-public.fr, mais il doit être adapté aux spécificités de chaque immeuble.

Prenons un cas concret : la résidence « Les Jardins », sise 14 rue des Lilas à Lyon, syndic Cabinet Durand. Le syndic envoie les convocations le 3 février 2026 pour une AG le 24 février 2026. L’ordre du jour comporte 5 résolutions numérotées, et les annexes incluent le devis de ravalement, le compte de gestion annuel et le budget prévisionnel. Chaque champ ci-dessous répond à une obligation légale. L’article sur le modèle de procès-verbal d’AG copropriété fournit un document complémentaire à utiliser après la réunion.

Bloc 1 : identité des parties et références légales

Le haut de la convocation mentionne le nom, l’adresse et la qualité du syndic (ex. : « Cabinet Durand, syndic de copropriété, 12 place Bellecour, 69002 Lyon »). Il cite l’article 9 du décret du 17 mars 1967 et rappelle que la copropriété est régie par la loi du 10 juillet 1965.

Suit la désignation du syndicat des copropriétaires (ex. : « Syndicat des copropriétaires de la résidence Les Jardins, 14 rue des Lilas, 69003 Lyon »). L’objet de la lettre est libellé : « Convocation à l’assemblée générale ordinaire du 24 février 2026 ». La date, l’heure (14h30) et le lieu (salle municipale, 16 rue des Chênes) figurent immédiatement après.

Bloc 2 : ordre du jour détaillé avec résolutions numérotées

Chaque résolution est précédée d’un numéro et suivie du rappel de la majorité requise. Par exemple : «

1. Approbation des comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2025 et quitus au syndic (majorité : art. 24).
2. Vote du budget prévisionnel 2026 (majorité art. 24).
3. Autorisation de travaux de ravalement des façades, montant estimé 45 000 €, appel de fonds échelonné sur deux exercices (majorité art. 25 b).
4. Désignation d’un maître d’œuvre (majorité art. 24).
5. Questions et informations diverses (sans vote). »

Le bloc signale qu’aucune résolution ne pourra être ajoutée en séance sans l’accord unanime des copropriétaires présents et représentés.

Bloc 3 : liste des pièces jointes et informations pratiques

La convocation énumère les annexes transmises : compte de gestion, budget prévisionnel, contrat de maintenance de l’ascenseur, devis de ravalement, étude de faisabilité, ainsi que le formulaire de pouvoir de représentation. Ce modèle de pouvoir peut être obtenu sur la page modèle de procuration pour l’assemblée générale.

Enfin, on rappelle les modalités pratiques : date limite de retour des pouvoirs (48 heures avant l’AG), contact du syndic pour les questions, possibilité de consulter les documents au siège du syndic pendant les heures d’ouverture. La convocation se termine par la formule de politesse et la signature du syndic.

Les 3 vices de forme qui peuvent annuler votre AG

Trois erreurs reviennent régulièrement dans les contentieux opposant copropriétaires et syndicat. Chacune, à elle seule, peut entraîner l’annulation des décisions votées, à condition que l’action soit intentée dans le délai de deux mois suivant l’envoi du procès-verbal, comme le prévoit l’article 42 de la loi de 1965.

L’erreur classique : un copropriétaire constate un vice de forme, mais attend la prochaine AG pour le signaler. Le délai de deux mois est alors expiré et la nullité n’est plus invocable. Le recours judiciaire doit être diligenté rapidement. Le juge apprécie la gravité du vice et son impact sur l’information des copropriétaires.

Toute irrégularité dans la convocation de l'assemblée générale de copropriété peut remettre en cause les décisions prises.

Erreur n°1 : un délai de 21 jours mal compté

Un envoi en LRAR le 20 mars pour une AG tenue le 9 avril, avec un délai de réception constaté le 23 mars, laisse seulement 17 jours francs. C’est insuffisant. La nullité est encourue même si tous les copropriétaires étaient présents. Le juge peut cependant refuser l’annulation s’il estime que le retard n’a pas nui à l’information des participants. Mais cette circonstance atténuante est rarement retenue lorsque le dépassement est significatif.

Erreur n°2 : un ordre du jour imprécis ou incomplet

Une résolution libellée « Travaux divers » sans autre précision ne permet pas aux copropriétaires absents de mesurer la portée de leur vote. La jurisprudence constante annule une telle délibération. Le défaut d’inscription d’une question obligatoire, comme l’approbation des comptes annuels, entraîne aussi l’irrégularité de l’AG dans son ensemble. L’ordre du jour doit être rédigé avec une précision suffisante pour qu’un copropriétaire non averti comprenne l’enjeu de chaque résolution.

Erreur n°3 : des annexes manquantes ou transmises hors délai

Le devis de ravalement, le compte de gestion, le contrat de prêt pour travaux : ces documents doivent parvenir EN MÊME TEMPS que la convocation. Un envoi séparé, quelques jours plus tard, ne suffit pas. La chambre de la cour d’appel de Paris a ainsi annulé une résolution de travaux car le devis n’avait été communiqué que 9 jours avant l’AG, alors qu’il aurait dû l’être 21 jours avant. La sanction est lourde : la résolution est réputée n’avoir jamais été adoptée.

De même, le délai d'ordre du jour d'AG de copropriété est strictement encadré pour garantir l'information de tous.

Questions fréquentes sur la convocation AG copropriété

Les interrogations les plus courantes portent sur les délais, l’émetteur, le contenu et les modes d’envoi. Voici les réponses synthétiques, valables en 2026, fondées sur la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967. Pour les détails procéduraux, consultez les articles dédiés de notre blog ou la fiche service-public.fr.

Sources

• service-public.fr
• legifrance.gouv.fr
• legifrance.gouv.fr

Le contenu de cette page a une vocation pédagogique et ne vaut pas recommandation d'investissement. Consultez un intermédiaire agréé pour une analyse adaptée à votre profil.