Procuration pour assemblée générale de copropriété : modèle PDF, règles légales

Un copropriétaire absent à l'assemblée générale peut se faire représenter par un mandataire muni d'une procuration écrite, conformément à l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965. Le mandataire ne peut détenir plus de trois procurations, sauf si le total des voix ne dépasse pas 5 % des voix du syndicat. Le syndic ne peut pas recevoir de mandat pour voter.

Une procuration pour assemblée générale de copropriété permet à tout copropriétaire absent de se faire représenter et de voter par l'intermédiaire d'un mandataire. Ce droit, prévu par l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965, est encadré par des restrictions précises : le choix du mandataire n'est pas libre, le nombre de mandats détenus est plafonné, et certaines erreurs de rédaction rendent le document nul en séance. Voici les règles à connaître pour que votre voix compte, même sans vous déplacer.

En bref

• Le mandataire ne peut pas être le syndic, son conjoint, ses préposés ou collaborateurs (art. 22, loi du 10 juillet 1965).
• Plafond de trois procurations par mandataire, sauf si le total des voix représentées ne dépasse pas 5 % des voix du syndicat.
• Une procuration non signée ou non datée est systématiquement rejetée par le bureau de l'assemblée.
• La procuration en blanc remise au syndic est nulle ; remise à un copropriétaire identifiable, elle peut être acceptée.
• Le PV d'assemblée générale doit obligatoirement mentionner les procurations reçues et les consigner au registre d'AG.

Ce que dit la loi sur la procuration en assemblée générale de copropriété

La procuration en assemblée générale de copropriété trouve son fondement dans la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Le principe est simple : aucun copropriétaire ne perd son droit de vote parce qu'il est absent le jour J. L'article 22 pose une règle claire : tout copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire, membre ou non du syndicat.

Ce droit n'est toutefois pas absolu. Le même article 22 fixe un plafond : un mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Une exception existe : ce plafond tombe si le total des voix détenues par le mandataire (ses propres voix + celles de ses mandants) ne dépasse pas 5 % des voix du syndicat. Dans une petite copropriété de 4 lots, un copropriétaire détenant 250 millièmes pourrait donc représenter ses trois voisins sans franchir le seuil.

Le décret du 17 mars 1967, dans son article 17, impose au syndic de joindre un formulaire de procuration à la convocation. Cette obligation garantit que chaque copropriétaire dispose matériellement du moyen d'exercer son droit de vote à distance. La convocation envoyée par le syndic doit donc comporter ce formulaire, sauf à entacher la régularité de l'assemblée.

Article 22 de la loi du 10 juillet 1965 : le fondement juridique

L'article 22 constitue la pierre angulaire du vote par procuration en copropriété. Il dispose que « tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat ». Le texte instaure un mécanisme de plafonnement pour éviter la concentration des pouvoirs : trois mandats maximum par personne.

L'exception des 5 % mérite attention. Prenons une copropriété de 20 lots totalisant 10 000 voix (tantièmes). Un mandataire peut détenir plus de trois procurations si le total cumulé : ses voix propres incluses : reste inférieur à 500 voix (5 % de 10 000). Dès le 501e voix, le plafond de trois mandats redevient applicable. Cette mécanique protège les petits porteurs de tantièmes contre l'accaparement du vote par un gros copropriétaire.

Qui peut recevoir une procuration ? Les restrictions légales

Le mandataire peut être un autre copropriétaire, un locataire, un membre de la famille, un ami, ou toute personne extérieure au syndicat. Une seule catégorie est explicitement exclue par la loi : le syndic, son conjoint, ses préposés, ses ascendants, descendants et collaborateurs. Cette interdiction vise à préserver l'indépendance de l'assemblée générale vis-à-vis du gestionnaire de l'immeuble.

Le président du conseil syndical peut parfaitement recevoir des procurations. C'est même une pratique fréquente. Un membre du conseil syndical qui détiendrait trois mandats en plus du sien participe activement au débat tout en portant la voix des absents. La jurisprudence rappelle régulièrement que le syndic ne peut ni recevoir ni solliciter de mandat, sous peine d'annulation des votes correspondants.

Mentions obligatoires : ce que doit contenir votre procuration

Une procuration en assemblée générale de copropriété n'est soumise à aucun formalisme rigide. Aucun texte n'impose un modèle unique. Pour autant, plusieurs mentions sont indispensables pour que le document soit accepté par le bureau de l'assemblée et produise ses effets.

Le document doit impérativement identifier le mandant (nom, prénom, lot) et le mandataire (nom, prénom). Il doit désigner l'assemblée concernée : sa date, l'adresse du lieu de réunion, et idéalement l'ordre du jour. La signature du mandant est obligatoire : une procuration non signée sera rejetée en séance. La date de signature est également requise, ne serait-ce que pour attester que le mandat a été donné avant le scrutin.

Le syndic joint habituellement un formulaire détachable à la convocation, conformément à l'article 17 du décret du 17 mars 1967. Vous pouvez utiliser ce formulaire ou en créer un sur papier libre, dès lors que les mentions ci-dessus figurent.

Identité des parties et référence à l'assemblée

L'identité complète du mandant et du mandataire constitue le cœur de la procuration. Sans nom de mandataire, le syndic ne peut pas savoir qui vote à la place du copropriétaire absent. Le numéro de lot du mandant est également utile : il permet au syndic de pointer la feuille de présence et de vérifier que le mandant est bien copropriétaire.

La référence à l'assemblée concernée est tout aussi capitale. Date, heure et lieu de la convocation doivent figurer sur le document. Un mandat donné pour « la prochaine AG » sans précision de date pourrait être contesté. Mieux vaut recopier les informations exactes de la convocation : « Assemblée générale du 15 juin 2026 à 18h, salle polyvalente du 12 rue des Lilas ».

La procuration en blanc : autorisée ou interdite ?

La procuration en blanc, c'est-à-dire sans nom de mandataire, suscite des interrogations légitimes. La loi du 10 juillet 1965 ne l'interdit pas expressément. Pourtant, sa validité dépend du contexte. Une procuration en blanc remise directement au syndic est nulle : le syndic ne peut pas choisir lui-même le mandataire, car cela reviendrait à contourner l'interdiction qui lui est faite de recevoir des mandats.

En revanche, une procuration en blanc confiée à un copropriétaire identifiable (par exemple un voisin de palier) peut être jugée valable. Le mandataire est alors désigné implicitement comme le dépositaire du document. Pour éviter toute contestation, le plus sûr reste de nommer explicitement le mandataire sur le formulaire. La Cour de cassation a eu l'occasion de rappeler ce principe dans plusieurs arrêts relatifs à la liberté de vote en copropriété.

Modèle de procuration : guide de remplissage annotation par annotation

Prenons un cas concret. Mme Dupont, propriétaire du lot n° 7 (120 millièmes) dans une copropriété de 15 lots totalisant 10 000 voix, ne peut assister à l'AG du 15 juin 2026. Elle mandate son voisin M. Martin, propriétaire du lot n° 12 (200 millièmes), qui détient déjà une procuration d'un autre copropriétaire (M. Leroy, lot n° 3, 180 millièmes).

Avant d'accepter, M. Martin vérifie le plafond. En cumulant ses voix propres (200), celles de M. Leroy (180) et celles de Mme Dupont (120), il atteint 500 voix. Le seuil de 5 % du syndicat est de 500 voix (5 % × 10 000). Le plafond est juste atteint : M. Martin peut accepter la procuration de Mme Dupont sans dépasser le plafond des trois mandats, car ses voix cumulées n'excèdent pas 5 %.

Une fois le formulaire rempli, Mme Dupont le signe, le date et le transmet à M. Martin avant le jour J. M. Martin le remettra au syndic au moment de l'émargement de la feuille de présence.

Scénario pas à pas : remplir la procuration de A à Z

Voici comment remplir chaque champ, en reprenant le cas de Mme Dupont. Champ 1 : « Je soussigné(e) » : indiquer « Mme Dupont Marie, copropriétaire du lot n° 7 ». Champ 2 : « Donne procuration à » : indiquer « M. Martin Pierre, copropriétaire du lot n° 12 ». Champ 3 : « En vue de l'assemblée générale du » : indiquer « 15 juin 2026 à 18h, 12 rue des Lilas, 75000 Paris ». Champ 4 : signature et date, en bas du document.

Si Mme Dupont souhaite donner des instructions de vote, elle peut cocher les cases « pour », « contre » ou « abstention » en regard de chaque résolution inscrite à l'ordre du jour. Ces instructions lient le mandataire. À défaut, M. Martin votera librement selon sa propre appréciation, dans l'intérêt de la copropriété.

Délai de transmission au syndic : quelle date limite ?

La loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 ne fixent aucun délai légal explicite pour la remise de la procuration au syndic. En pratique, le mandataire présente la procuration au moment de l'émargement, en début de séance. Le syndic vérifie alors sa régularité et l'annexe à la feuille de présence.

Il est toutefois prudent de transmettre la procuration au mandataire quelques jours avant l'assemblée. Si le mandataire est empêché au dernier moment, le mandant a le temps de désigner un autre représentant. Certains syndics demandent, dans la convocation, que les procurations leur parviennent la veille de l'AG. Cette exigence, purement pratique, n'a pas de fondement légal mais facilite l'organisation matérielle de la séance. Le PV d'assemblée générale consigne ensuite le nom de chaque mandataire et le nombre de mandats détenus.

Erreurs courantes qui font annuler une procuration en AG

Trois pièges reviennent régulièrement et provoquent l'invalidation des procurations en séance. Le premier, et le plus fréquent, consiste à désigner le syndic comme mandataire. C'est interdit par l'article 22. Le syndic, lors de l'appel des présents et représentés, écartera systématiquement une procuration établie à son nom. La voix du copropriétaire absent est alors perdue.

Le deuxième piège concerne le dépassement du plafond de mandats. Si un mandataire se présente avec quatre procurations alors que le total des voix dépasse 5 %, le syndic ne retient que les trois premières procurations remises. Les voix excédentaires tombent. Le troisième écueil est celui de la procuration non datée ou non signée. Le bureau de l'assemblée la rejette sans débat, car l'authenticité du mandat ne peut être vérifiée. La voix du copropriétaire n'est pas comptabilisée dans le quorum et les majorités.

Désigner le syndic comme mandataire : pourquoi c'est risqué

Donner procuration au syndic est la cause d'annulation la plus fréquente. L'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 interdit au syndic, à son conjoint, à ses préposés et à ses collaborateurs de recevoir un mandat. La raison est simple : le syndic prépare l'ordre du jour, présente les comptes, propose des résolutions. Lui confier des voix supplémentaires créerait un conflit d'intérêts manifeste.

Certains copropriétaires commettent cette erreur en croyant bien faire, surtout dans les petites copropriétés où le syndic est perçu comme un interlocuteur de confiance. Le résultat est toujours le même : la procuration est écartée, le vote n'est pas comptabilisé. Si un nombre significatif de procurations est annulé pour ce motif, le quorum peut ne pas être atteint et l'assemblée doit être reconvoquée.

Mandataire déjà surchargé : vos voix peuvent être perdues

Le plafond de trois mandats est impératif. Si vous confiez votre procuration à un copropriétaire qui en détient déjà trois autres, la vôtre sera la quatrième et ne sera pas comptabilisée, sauf à ce que le total des voix du mandataire reste sous les 5 %. Le syndic applique la règle mécaniquement au moment de l'émargement.

Pour éviter cette situation, contactez le mandataire pressenti avant de remplir la procuration. Demandez-lui combien de mandats il détient déjà. Vérifiez également le total des voix si la copropriété est petite et que le seuil des 5 % pourrait jouer. Cette vérification prend deux minutes et sécurise votre vote. En pratique, les présidents de conseil syndical et les copropriétaires très impliqués sont souvent saturés de mandats. Orientez-vous plutôt vers un voisin moins sollicité.

Procuration et règles de vote : quorum, majorités et pouvoirs du mandataire

Le mandataire vote aux lieu et place du mandant. Sa voix s'ajoute à la sienne pour le calcul du quorum et des majorités. Les procurations sont prises en compte dans le calcul des voix présentes et représentées, ce qui peut faire basculer une décision. Une résolution soumise à la majorité de l'article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires) nécessite un calcul précis : chaque procuration compte.

Le mandataire ne peut pas voter au-delà des instructions données par le mandant. Si la procuration comporte des consignes pour chaque résolution (pour, contre, abstention), le mandataire doit les respecter scrupuleusement. Sans consigne, il vote librement. Le PV d'assemblée générale mentionne les procurations reçues et leur répartition, généralement dans la partie « feuille de présence » ou en annexe. Ce document atteste de la régularité des votes par procuration.

Ce que le mandataire peut voter à votre place

Le mandataire dispose des mêmes prérogatives que le copropriétaire qu'il représente. Il peut voter toutes les résolutions inscrites à l'ordre du jour : approbation des comptes, quitus au syndic, travaux, budget prévisionnel, désignation du syndic, etc. Sa voix porte le poids des tantièmes du mandant, ni plus ni moins.

Il ne peut en revanche pas modifier l'ordre du jour ni présenter une résolution nouvelle qui n'aurait pas été notifiée dans le délai légal. Le mandat est limité à l'assemblée pour laquelle il a été donné. Une procuration donnée pour l'AG du 15 juin ne vaut pas pour l'AG suivante. Chaque assemblée exige une procuration distincte.

Procuration avec ou sans instructions : quelles différences ?

La procuration avec instructions de vote est un mandat impératif. Le mandataire n'a aucune marge d'appréciation : il doit cocher les cases conformément aux souhaits du mandant pour chaque résolution. Ce type de procuration convient aux copropriétaires qui ont un avis tranché sur les sujets à l'ordre du jour mais ne peuvent pas se déplacer.

La procuration sans instructions, dite en blanc au sens du vote, donne au mandataire une liberté totale. Il votera selon sa conscience et sa connaissance des dossiers. C'est la solution la plus courante pour les résolutions techniques (travaux, choix d'entreprises) où le mandant préfère s'en remettre au jugement d'un voisin averti. Dans les deux cas, le vote du mandataire est définitif et lie le mandant.

Télécharger et utiliser votre modèle de procuration PDF

Le modèle de procuration que vous recevez avec la convocation à l'assemblée générale est parfaitement utilisable. Le syndic a l'obligation légale de vous le fournir (article 17 du décret du 17 mars 1967). Vous pouvez également télécharger un modèle vierge sur service-public.fr et le conserver pour vos prochaines AG.

Une fois le formulaire rempli, signé et daté, transmettez-le à votre mandataire. Conservez une copie ou une photo du document pour vos archives personnelles. Le jour de l'assemblée, le mandataire remet l'original au syndic lors de l'émargement. Le PV d'assemblée générale doit mentionner chaque procuration reçue, le nom du mandant et celui du mandataire. Ces informations sont ensuite consignées dans le registre d'assemblée générale de la copropriété, consultable par tout copropriétaire.

Sources

• legifrance.gouv.fr
• service-public.fr
• legifrance.gouv.fr

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