Calcul des charges locatives en 2026 : le guide complet pour propriétaire et locataire

Le calcul des charges locatives repose sur une frontière juridique bien précise. Elle sépare ce que le locataire doit rembourser au propriétaire de ce qui reste à la charge exclusive du bailleur. Chaque année en France, environ 15 millions de locataires versent des provisions pour charges. Ces provisions sont ensuite régularisées sur la base des dépenses réelles. La méthode de calcul ? Elle suit un cadre réglementaire bien défini : le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui dresse la liste des charges récupérables. Pour un propriétaire comme pour un locataire, maîtriser ce calcul évite les litiges. Et garantit une transparence financière tout au long du bail.

Étape 1 : Comprendre la différence entre charges récupérables et non récupérables

Le calcul des charges locatives commence par un tri. Deux catégories. Les charges récupérables : le propriétaire peut les demander au locataire. Elles figurent dans le bail et concernent des services liés à l'usage du logement : entretien courant, fourniture d'énergie collective, taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Les charges non récupérables restent pour le propriétaire seul : grosses réparations (toiture, ravalement de façade), frais de gestion locative ou honoraires d'agence immobilière.

D'après le site officiel economie.gouv.fr, le propriétaire doit envoyer au locataire un décompte des charges un mois avant la régularisation annuelle (source : economie.gouv.fr, 7 août 2025). Ce document doit montrer clairement ce qui est récupérable et ce qui ne l'est pas. Un propriétaire qui glisse des charges non récupérables dans le calcul ? Le locataire peut refuser. En cas de litige, la commission départementale de conciliation peut être saisie.

Pour bien comprendre comment calculer les charges locatives côté propriétaire, il est utile de s'appuyer sur une méthode structurée qui tient compte des dépenses réelles récupérables.

Pour aller plus loin, comprendre comment calculer la répartition des charges en copropriété aide à distinguer les dépenses imputables au locataire de celles qui restent au propriétaire.

Environ 30 catégories de dépenses sont autorisées par le décret de 1987. La plupart des contentieux viennent d'une confusion : entretien courant (récupérable) contre travaux d'amélioration (non récupérables). Exemple : remplacer une chaudière est une dépense d'amélioration, donc non récupérable. Son entretien annuel, en revanche, est récupérable. Cette distinction compte beaucoup pour la répartition des charges en copropriété entre locataire et propriétaire.

Étape 2 : Identifier la liste complète des charges récupérables en 2026

Les charges récupérables se regroupent en trois grandes familles. Bien les connaître évite les mauvaises surprises.

Dépenses d'entretien courant et menues réparations :

• Entretien des parties communes : nettoyage, éclairage, gardiennage, entretien de l'ascenseur, espaces verts.
• Entretien des équipements individuels : chauffe-eau, VMC, radiateurs, contrat d'entretien chaudière (obligatoire), ramonage.
• Menues réparations : serrurerie, vitrerie, petites réparations de plomberie.

Fournitures collectives :

• Eau : consommation d'eau froide et chaude, y compris les charges de production d'eau chaude sanitaire.
• Chauffage : combustible ou abonnement énergie pour le chauffage collectif.
• Électricité : consommation des parties communes (couloirs, caves, parking).
• Produits d'entretien : fournitures nécessaires au nettoyage.

Personnel d'immeuble et état des lieux :

• Salaire du gardien ou du concierge : récupérable seulement pour la partie correspondant à l'entretien des parties communes et à la sortie des poubelles. La part liée aux tâches administratives n'est pas refacturable. En présence d'un gardien assurant ces deux missions, la part récupérable est plafonnée à 75 % du salaire brut et des charges sociales (source : service-public.gouv.fr, F2122).
• Frais d'état des lieux : la moitié du coût TTC revient au locataire, dans la limite d'un plafond légal de 3 € par m² de surface habitable pour l'état des lieux d'entrée.

Taxes et redevances :

• Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) : récupérable intégralement, y compris lorsqu'elle figure dans l'avis de taxe foncière (article L. 2333-80 du CGCT).
• Taxe de balayage : dans les communes où elle s'applique.
• Redevance d'assainissement : eaux usées et eaux pluviales.

Le bail doit préciser le mode de calcul : provisions mensuelles avec régularisation annuelle ou forfait de charges. Pour le forfait, le montant est fixe. Il ne peut être révisé qu'une fois par an. Boursorama indique que le locataire peut contester une augmentation non justifiée (source : boursorama.com, 12 janvier 2026). Pour les logements en copropriété, la part des charges récupérables sur le locataire dépend des tantièmes attribués au lot loué.

Étape 3 : Calculer les provisions mensuelles pour charges locatives

Chaque mois, le propriétaire peut demander une provision pour charges au locataire. Elle est incluse dans la quittance de loyer. En général, cette provision représente 1/12e du montant estimé des charges annuelles récupérables. Le calcul s'appuie sur le budget prévisionnel de la copropriété ou sur les dépenses de l'année précédente.

Formule de base : Provision mensuelle = Total annuel estimé des charges récupérables ÷ 12

Prenons un exemple concret. Un appartement de 60 m² en copropriété avec chauffage collectif. Les charges annuelles récupérables estimées atteignent 2 400 € (chauffage 1 200 €, eau chaude 300 €, entretien parties communes 600 €, TEOM 300 €). La provision mensuelle : 200 €. Avec un loyer hors charges de 800 €, le locataire paie 1 000 € par mois (800 + 200).

Pour déterminer précisément la quote-part des charges qui revient à chaque lot, il est utile de savoir comment calculer sa quote-part de charges de copropriété en fonction des tantièmes attribués.

Le propriétaire doit pouvoir justifier le montant des provisions. Il ne peut pas exiger une provision disproportionnée par rapport aux dépenses réelles. Si les provisions sont trop élevées, le locataire peut demander un ajustement en cours d'année. Des provisions trop basses ? Le propriétaire risque un impayé lors de la régularisation annuelle.

Un exemple de calcul des charges de copropriété permet de mieux visualiser comment ventiler ces montants entre provisions et dépenses réelles.

Pour les maisons individuelles, le calcul se simplifie. Les charges sont souvent liées aux consommations directes du locataire (eau, électricité, chauffage individuel). Les provisions peuvent être plus réduites. La régularisation porte surtout sur la TEOM et d'éventuels frais d'entretien. La règle de répartition des charges en copropriété s'applique uniquement aux immeubles en copropriété.

Étape 4 : Appliquer la répartition des charges au prorata

Pour les immeubles collectifs, le calcul des charges locatives au prorata de la surface est la méthode la plus répandue. La répartition suit les tantièmes de copropriété. Ou, si le bail ne le précise pas, la surface habitable du logement.

Méthode selon les tantièmes : (Charges totales de l'immeuble × Tantièmes du lot) ÷ Total des tantièmes de la copropriété.

Tableau comparatif : répartition selon le type de charge

Les compteurs divisionnaires (eau, chauffage) permettent une facturation sur consommation réelle. C'est plus équitable que le prorata des tantièmes. Dans ce cas, le propriétaire reçoit la facture du fournisseur et la refacture au locataire d'après les relevés. À défaut de compteur individuel, l'eau collective peut être répartie selon trois méthodes : les tantièmes (simple), le nombre d'occupants du logement (à justifier), ou une estimation fondée sur la consommation moyenne.

En pratique, il n'existe aucun pourcentage légal des charges par rapport au loyer. Les charges locatives représentent généralement entre 10 % et 25 % du loyer hors charges, soit le plus souvent 200 à 300 € par mois pour un appartement en copropriété avec chauffage collectif et ascenseur. Ce ratio descend à 8-10 % dans une copropriété récente bien isolée à chauffage individuel.

Pour mieux cerner qui doit payer les charges de copropriété entre le locataire et le propriétaire, il convient de distinguer les dépenses récupérables des frais exclusivement supportés par le bailleur.

Pour une maison louée en individuel, pas de répartition à faire : le locataire assume directement les charges récupérables qui lui sont facturées. Le guide des charges de copropriété pour le propriétaire détaille ce qui reste à la charge exclusive du bailleur en copropriété.

Étape 5 : Réaliser la régularisation annuelle des charges

La régularisation annuelle, c'est le moment où le propriétaire compare les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles engagées. La loi encadre strictement cette procédure.

La régularisation des charges locataire est encadrée par des délais précis que le propriétaire doit impérativement respecter pour éviter tout litige.

Les 6 étapes obligatoires :

1. Le propriétaire établit un décompte individuel pour chaque logement. Il détaille les charges récupérables réelles et la part imputée au locataire.
2. Ce décompte doit être envoyé au locataire au moins un mois avant la demande de paiement (source : economie.gouv.fr, 7 août 2025).
3. Les pièces justificatives (factures, appels de fonds du syndic) sont tenues à disposition du locataire.
4. Le locataire a 1 mois pour demander des justificatifs supplémentaires.
5. Si les provisions dépassent les dépenses réelles, le propriétaire rembourse le trop-perçu.
6. Si les dépenses réelles dépassent les provisions, le locataire paie le complément. Généralement en 1 à 3 mensualités.

Exemple : Reprenons l'appartement de 60 m² avec une provision de 200 €/mois (2 400 €/an). En fin d'année, les charges réelles récupérables atteignent 2 600 €. Le locataire doit 200 € de plus. Le propriétaire envoie le décompte avant le 31 janvier. Le locataire règle en février.

Le délai de prescription est à connaître : le propriétaire a 3 ans pour réclamer un solde négatif. À condition d'avoir informé le locataire des charges réelles chaque année. En cas de trop-perçu, le remboursement doit intervenir rapidement. Le guide complet sur qui paie quoi entre locataire et propriétaire précise les obligations de chacun.

Forfait de charges ou provisions au réel : que choisir ?

Le propriétaire bailleur peut opter pour un forfait de charges ou pour des provisions au réel. Ce choix, inscrit dans le bail, a des conséquences concrètes.

Le forfait de charges offre la simplicité : un montant fixe chaque mois, sans régularisation ni justificatifs en cours d'année. Inconvénient : si les charges réelles augmentent, le propriétaire ne peut pas les répercuter avant la révision annuelle, et uniquement dans la limite de l'IRL. En location meublée, la hausse du forfait au renouvellement ne peut pas dépasser 10 % du loyer initial (source : economie.gouv.fr, 2026).

Les provisions au réel sont plus justes : le locataire paie exactement ce qui est dépensé, mais elles imposent une régularisation annuelle documentée.

En 2026, la hausse du coût de l'énergie pousse de nombreux bailleurs vers le réel pour éviter de supporter seuls l'augmentation des coûts.

Charges non récupérables et déduction fiscale pour le propriétaire

Les charges non récupérables restent à la charge exclusive du bailleur, mais beaucoup sont déductibles des revenus fonciers. Les principales :

• Taxe foncière : intégralement due par le propriétaire, sauf la TEOM qui est récupérable.
• Grosses réparations (art. 606 du Code civil) : ravalement de façade, toiture, mise aux normes, remplacement d'une chaudière collective.
• Frais de syndic liés aux travaux : honoraires de préparation et de suivi.
• Assurance propriétaire non occupant (PNO) : non récupérable, contrairement à l'assurance habitation du locataire.
• Honoraires de gestion locative et intérêts d'emprunt.

À noter sur les honoraires de syndic : seule la part correspondant à la gestion courante récupérable peut être refacturée au locataire, dans la limite d'un plafond usuel de 8 % du total des charges récupérables. Sous le régime réel, ces charges non récupérables se déduisent des loyers perçus, et le déficit foncier s'impute sur le revenu global jusqu'à 10 700 € par an (jusqu'à 21 400 € pour un couple) — source : e-immobilier.credit-agricole.fr, mai 2026.

Connaître précisément quelle est la part du locataire dans les charges de copropriété permet au propriétaire de construire un décompte conforme et d'éviter tout risque de contestation.

Erreurs fréquentes dans le calcul des charges locatives

Plusieurs erreurs reviennent souvent dans les décomptes de charges. Les éviter, c'est prévenir les litiges.

Maîtriser ces points dans le détail reste la meilleure façon de sécuriser la relation bailleur-locataire.

• Inclure des charges non récupérables : Les grosses réparations (art. 606 du Code civil : toiture, murs porteurs, charpente), les frais de gestion locative, les honoraires d'agence pour la mise en location. Tout ça n'est pas récupérable. Le propriétaire assume seul.
• Confondre entretien et amélioration : Remplacer des fenêtres (amélioration) n'est pas récupérable. Les repeindre (entretien) l'est. La frontière peut être subtile : le remplacement à l'identique d'un équipement vétuste est considéré comme de l'entretien.
• Oublier le prorata du gardien : le salaire du gardien n'est récupérable qu'à hauteur de 75 % au maximum (tâches d'entretien des parties communes). Refacturer 100 % du salaire est une erreur fréquente.
• Provisions sans justification : Le locataire a le droit de connaître le mode de calcul. Si le propriétaire refuse de fournir les justificatifs, le locataire peut suspendre le paiement des provisions.
• Mauvaise répartition des tantièmes : Appliquer les mauvais tantièmes ou une répartition non conforme au règlement de copropriété fausse tout le calcul.
• Forfait de charges mal révisé : Le forfait ne peut être augmenté qu'une fois par an. Et doit être justifié par l'évolution de l'IRL ou des coûts réels (source : boursorama.com, 12 janvier 2026).

L'Indice de Référence des Loyers (IRL) du 3e trimestre 2025 s'établit à 145,77. Soit une hausse de 0,87 % par rapport à l'année précédente (source : service-public.gouv.fr). L'IRL sert surtout à réviser le loyer, mais il peut aussi servir de référence pour ajuster un forfait de charges. Les propriétaires bailleurs ont intérêt à conserver tous les justificatifs pendant 3 ans minimum. C'est le délai de prescription légal pour les régularisations.

Points clés

• Le calcul des charges locatives repose sur le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui liste précisément les charges récupérables que le locataire doit rembourser au propriétaire.
• Le propriétaire doit envoyer un décompte détaillé au locataire au moins un mois avant la régularisation annuelle des charges, avec les pièces justificatives.
• La provision mensuelle pour charges est généralement fixée à 1/12e du montant annuel estimé des charges récupérables.
• La répartition des charges locatives en copropriété suit les tantièmes ou la surface habitable, sauf pour les consommations individuelles comptabilisées.
• Le propriétaire dispose d'un délai de 3 ans pour réclamer un solde négatif de régularisation, à condition d'avoir informé le locataire chaque année.

Sources

• economie.gouv.fr
• service-public.gouv.fr
• service-public.gouv.fr
• boursorama.com
• e-immobilier.credit-agricole.fr