Comment calculer les charges locatives : guide pratique pour propriétaires

Calculer les charges locatives consiste à additionner l'ensemble des dépenses récupérables de l'immeuble sur une année, à en extraire la quote-part correspondant au logement selon la clé de répartition (tantièmes ou surface), puis à diviser ce montant par 12 pour obtenir la provision mensuelle. Cette mécanique encadrée par la loi du 6 juillet 1989 ainsi que le décret du 26 août 1987, fait l'objet d'une régularisation annuelle obligatoire entre le propriétaire et son locataire. Voici la méthode complète, illustrée par un exemple chiffré.

Qu'est-ce que les charges locatives récupérables ?

Ces charges locatives (aussi appelées charges récupérables) sont les dépenses que le propriétaire bailleur avance pour le compte du locataire et qu'il peut ensuite lui réclamer. Leur régime est défini par l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Leur liste exhaustive figure dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987.

En location vide, le paiement s'effectue quasiment toujours sous forme de provision mensuelle, avec une régularisation annuelle sur justificatifs. Chaque mois, le locataire verse un montant estimé ; en fin d'exercice, le bailleur compare les provisions versées ainsi que les dépenses réelles, puis rembourse le trop-perçu sinon réclame le complément.

Un autre mode de paiement, plus rare en location vide, est le forfait de charges. Son montant est fixé à l'avance dans le bail, sans faire l'objet d'aucune régularisation. Ce système est en revanche fréquent en location meublée, où il constitue même le régime par défaut. La distinction entre provision et forfait a des conséquences juridiques majeures, détaillées plus bas.

Charges récupérables : ce que le locataire doit payer

Ce décret du 26 août 1987 dresse la liste limitative des dépenses que le propriétaire peut refacturer au locataire. On y trouve l'entretien des parties communes et des espaces verts, l'eau froide et l'eau chaude collective, l'électricité des communs, les produits d'entretien, les menues réparations des équipements collectifs (ascenseur, interphone, chaudière collective), ainsi que la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM). Quant au gardiennage, il est récupérable à hauteur de 75 % lorsqu'il inclut l'entretien des parties communes et l'élimination des ordures. La liste complète des charges récupérables détaille chaque poste autorisé.

Charges non récupérables : ce qui reste à la charge du propriétaire

Toute dépense absente du décret de 1987 reste définitivement à la charge du bailleur. Les gros travaux (ravalement de façade, réfection de toiture, mise aux normes de l'ascenseur), les honoraires de syndic pour la gestion courante, la taxe foncière, les primes d'assurance de l'immeuble ou encore les frais de contentieux engagés par le syndicat des copropriétaires ne peuvent pas être refacturés au locataire. En pratique, un propriétaire qui ajouterait ces postes au décompte de régularisation s'exposerait à une contestation ainsi qu'à un remboursement, majoré des intérêts au taux légal. Le juge de proximité annule régulièrement ce type de réclamations indues.

Provision sur charges ou forfait : quelle différence ?

La provision sur charges est un acompte mensuel versé par le locataire, calculé sur la base du budget prévisionnel ou des charges de l'exercice précédent. Elle est obligatoirement suivie d'une régularisation annuelle. Un décompte détaillé et des justificatifs doivent être fournis. Si le total des provisions excède les dépenses réelles, la différence est remboursée au locataire dans le mois qui suit la régularisation. Le forfait de charges, à l'inverse, est un montant fixe inscrit au bail, indépendant des dépenses réelles. Aucune régularisation, dans un sens comme dans l'autre, n'est possible : le bailleur ne peut rien réclamer de plus, le locataire ne peut rien se faire rembourser. La loi ALUR de 2014 a toutefois imposé que le forfait soit révisé annuellement selon l'indice de référence des loyers (IRL).

Quelles sont les charges locatives à payer par le locataire ?

Le locataire prend en charge les dépenses liées aux services collectifs et aux équipements dont il a l'usage dans l'immeuble. Selon le ministère de l'Économie (economie.gouv.fr, 2025), ces charges couvrent principalement l'entretien des parties communes, les consommations d'eau et d'énergie des espaces collectifs, le chauffage et l'eau chaude sanitaires lorsqu'ils sont mutualisés, ainsi que l'entretien des équipements communs.

Sur le même sujet, notre article liste des charges locatives : ce que paie le locataire complète cette analyse.

Concrètement, le montant varie fortement d'un immeuble à l'autre. Un appartement dans une copropriété avec ascenseur, gardien, chauffage collectif ainsi qu'espaces verts générera des charges nettement supérieures à celles d'un petit immeuble sans aucun équipement commun. L'arrêté du 6 janvier 2026 pris en application de l'article 2 de la loi du 6 juillet 1989 cite une estimation indicative de 1,3 euro par m² de charges locatives (Legifrance, JORFTEXT000053423293). Ce chiffre constitue un ordre de grandeur. Dans les faits, il peut être deux fois moindre dans un immeuble simple, voire deux fois supérieur dans une résidence avec services.

Parties communes : eau, électricité ainsi qu'entretien

L'eau froide utilisée pour le nettoyage des halls, des escaliers et des locaux techniques est intégralement récupérable. L'électricité qui alimente l'éclairage des couloirs, des caves et du parking souterrain l'est également. Les produits d'entretien (détergents, sacs-poubelle des parties communes) et les petits travaux de maintenance (changement d'une ampoule, réparation d'un digicode) sont refacturés au locataire. Les honoraires du syndic, en revanche, ne sont récupérables que pour la fraction correspondant à la gestion courante (appels de fonds, tenue de comptabilité). La répartition des charges en copropriété obéit à une clé spécifique (tantièmes généraux ou tantièmes de charges spéciales selon la nature de la dépense).

Chauffage et eau chaude collectifs

Dans un immeuble équipé d'un chauffage central ou urbain, le coût du combustible (gaz, fioul, réseau de chaleur) et l'entretien de la chaufferie sont intégralement récupérables. Il en va de même pour la production d'eau chaude sanitaire collective. La consommation est généralement mesurée par des compteurs individuels (répartiteurs de frais de chauffage, compteurs d'eau chaude divisionnaires). Lorsque le logement est dépourvu de compteur individuel, la répartition s'effectue au prorata des tantièmes de chauffage ou de la surface habitable. Les dépenses d'énergie représentent souvent le poste le plus lourd : entre 40 % et 60 % du total des charges récupérables, selon les caractéristiques thermiques de l'immeuble.

Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)

La TEOM est une taxe additionnelle à la taxe foncière, collectée par la commune ou l'intercommunalité. Le propriétaire la règle chaque année avec sa taxe foncière, puis la refacture au locataire dans le cadre de la régularisation des charges. Elle est intégralement récupérable, sans condition de service rendu : même si le locataire n'utilise pas le service de collecte, la TEOM reste due. Son taux, voté par la collectivité, s'applique à la valeur locative cadastrale du bien. Le montant figure sur l'avis de taxe foncière, que le bailleur peut communiquer au locataire sur simple demande. En pratique, la TEOM oscille entre 5 % et 15 % du total annuel des charges locatives, mais ce ratio peut grimper dans les communes où le taux est élevé.

L'essentiel

• Les charges récupérables sont limitativement listées par le décret du 26 août 1987 : toute dépense non mentionnée reste à la charge exclusive du propriétaire.
• Le calcul suit trois étapes : identifier les dépenses récupérables de l'immeuble, appliquer la clé de répartition (tantièmes ou surface), puis diviser par 12 pour obtenir la provision mensuelle.
• La régularisation annuelle est obligatoire en régime de provision : le bailleur doit fournir un décompte détaillé et tenir les justificatifs à disposition un mois avant et six mois après.
• Confondre forfait et provision expose le bailleur à l'impossibilité légale de réclamer un complément : le forfait exclut par nature toute régularisation.
• En cas d'entrée ou de sortie en cours d'année, le prorata temporis s'applique : le locataire ne paie que les charges correspondant à sa période d'occupation effective.

Comment calculer le montant des charges locatives : méthode étape par étape

Le calcul suit une logique comptable en trois étapes, de l'immeuble jusqu'au locataire. L'objectif consiste à aboutir à la provision mensuelle qui figurera sur l'avis d'échéance. Prenons un cas concret pour illustrer chaque étape.

Imaginons une copropriété de 12 lots, située en périphérie lyonnaise. Le syndic a clôturé les comptes de l'exercice précédent. Le total des charges récupérables de l'immeuble s'élève à 8 640 € sur l'année, répartis entre eau des parties communes, électricité des communs, entretien de l'ascenseur, chauffage collectif, espaces verts et TEOM. L'appartement loué fait 65 m² et représente 92/1 000e des tantièmes de charges générales. Voici comment passer de ce chiffre global à la provision mensuelle.

Étape 1 : identifier les dépenses de l'immeuble récupérables

Le point de départ est le décompte annuel transmis par le syndic de copropriété. Il faut en extraire uniquement les postes de dépenses mentionnés dans le décret du 26 août 1987. Dans notre exemple, le syndic a ventilé 8 640 € de charges récupérables : chauffage collectif (3 900 €), eau froide et électricité des communs (1 200 €), entretien ascenseur (980 €), espaces verts (560 €), TEOM (1 200 €) et produits d'entretien (800 €). Les honoraires de syndic (1 400 €), le ravalement prévu (4 200 €) et l'assurance immeuble (650 €) sont exclus car non récupérables. Cette étape de filtrage est déterminante. Toute erreur expose le bailleur à un litige lors de la régularisation annuelle.

Étape 2 : appliquer la clé de répartition (prorata de surface ou tantièmes)

Chaque lot de copropriété détient des tantièmes, exprimés en millièmes, qui déterminent sa quote-part dans les charges générales. Pour l'appartement de 65 m², le règlement de copropriété fixe 92/1 000e de tantièmes généraux. On obtient ainsi 8 640 € × 92 / 1 000 = 794,88 €. C'est la quote-part annuelle de charges récupérables imputable à ce logement. Dans une copropriété sans tantièmes (petit immeuble en monopropriété), on utilise le prorata de surface habitable : la dépense totale est divisée par la surface totale des logements, puis multipliée par la surface du logement concerné. Pour 65 m² sur 500 m² totaux : 8 640 € × 65 / 500 = 1 123,20 €. La différence illustre que les tantièmes ne suivent pas strictement la surface : ils intègrent l'étage, l'exposition, la présence d'un balcon. Cette règle de répartition des charges en copropriété est encadrée par l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965.

Étape 3 : calculer la provision mensuelle à appeler

La quote-part annuelle obtenue est divisée par 12 pour établir la provision mensuelle. Dans notre exemple, on obtient 794,88 € / 12 = 66,24 €. C'est le montant qui sera appelé chaque mois sur l'avis d'échéance, en complément du loyer hors charges. Rapporté à la surface, cela correspond à environ 1,02 €/m²/mois (66,24 € / 65 m²), un ordre de grandeur cohérent avec l'estimation indicative de 1,3 €/m² mentionnée par l'arrêté du 6 janvier 2026 (Legifrance). Pour fixer la provision, le bailleur peut également se baser sur le budget prévisionnel voté en assemblée générale, plutôt que sur l'exercice clos. Cette approche a l'avantage de mieux anticiper les hausses, notamment de l'énergie, mais elle exige une régularisation d'autant plus rigoureuse. L'écart entre budget prévisionnel et dépenses réelles peut être significatif : un rattrapage de plusieurs centaines d'euros n'est pas rare en période d'inflation énergétique.

Calcul des charges locatives au prorata : cas particuliers

Le calcul standard décrit ci-dessus suppose que le locataire occupe le logement pendant l'intégralité de l'exercice comptable. En pratique, la réalité est souvent plus nuancée. Un locataire entre ou sort en cours d'année, plusieurs colocataires se partagent le bail, tandis que le logement est loué en meublé avec un forfait de charges. Chacune de ces situations appelle une méthode de calcul adaptée.

Pour le bailleur, l'enjeu est de ne réclamer à chaque locataire que la part correspondant strictement à sa période d'occupation. Un trop-perçu serait illégal ; une sous-facturation constituerait une perte sèche. Parmi les outils de correction, le prorata temporis est le plus utilisé.

Prorata temporis : locataire entrant ou sortant en cours d'année

Quand un locataire quitte le logement le 31 mars, il ne doit supporter que 3/12e des charges annuelles. Ce calcul consiste à appliquer le ratio jours occupés / 365 jours à la quote-part annuelle. Reprenons notre exemple de 794,88 € de charges annuelles. Un locataire présent du 1er janvier au 31 mars (90 jours) doit : 794,88 € × 90 / 365 = 196,00 €. Les provisions déjà versées (3 × 66,24 € = 198,72 €) sont comparées à ce dû théorique. La régularisation de sortie suit le même formalisme que la régularisation annuelle : décompte détaillé, justificatifs à l'appui, solde remboursé dans un délai raisonnable. Si le bailleur ne dispose pas encore des comptes définitifs de l'exercice, il retient une provision sur le dépôt de garantie, plafonnée à 20 % du montant de ce dernier, et régularise dès réception du décompte du syndic.

Charges locatives en location meublée : le forfait

En location meublée, le régime par défaut est le forfait de charges et non la provision. Le montant est fixé librement dans le bail, sans obligation de correspondre aux dépenses réelles. Selon l'article de Boursorama.com (janvier 2026), le forfait ne peut être révisé qu'une fois par an, et uniquement selon l'indice de référence des loyers (IRL). Jamais le bailleur ne peut exiger de régularisation, même si les charges réelles dépassent largement le forfait convenu. À l'inverse, le locataire ne peut prétendre à aucun remboursement si les charges réelles sont inférieures. Cette rigidité explique que certains bailleurs en meublé optent pour une provision sur charges, mais cela doit être explicitement stipulé au bail. La régularisation des charges en location meublée obéit alors aux mêmes règles qu'en location vide.

La régularisation des charges locatives : comment procéder ?

La régularisation annuelle des charges est une obligation légale pour le bailleur qui a opté pour le régime de la provision. Elle consiste à comparer le total des provisions versées par le locataire avec les dépenses réelles constatées, puis à établir un solde. Cette opération doit intervenir dans un délai raisonnable après la clôture de l'exercice comptable de la copropriété.

Selon le ministère de l'Économie (economie.gouv.fr, 2025), le décompte doit être détaillé par nature de charges, la régularisation doit couvrir l'exercice complet, et le solde doit être réglé dans le mois suivant l'envoi du décompte, qu'il soit en faveur du bailleur ou du locataire. Le bailleur qui tarde à régulariser s'expose à ce que le locataire exige le remboursement des provisions non justifiées.

Décompte annuel : les documents à fournir au locataire

Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, le bailleur doit tenir à disposition du locataire les justificatifs des charges pendant un mois avant la régularisation et six mois après l'envoi du décompte. Concrètement, le propriétaire transmet un tableau récapitulatif indiquant, pour chaque poste, le montant total imputé à l'immeuble, la clé de répartition utilisée et la quote-part résultant pour le logement. Les pièces justificatives (factures du syndic, avis de taxe foncière pour la TEOM, contrats d'entretien) doivent pouvoir être consultées par le locataire, sur demande, au domicile du bailleur ou par voie dématérialisée. Le processus complet de régularisation est détaillé dans notre guide dédié, avec les délais précis et les recours.

Erreur courante : confondre forfait et provision sur charges (et ses conséquences)

L'erreur classique : un propriétaire signe un bail en location meublée avec un forfait de charges de 80 € par mois, puis tente, un an plus tard, d'envoyer un décompte de régularisation de 240 € au motif que les charges réelles s'élevaient à 100 € mensuels. Juridiquement, cette régularisation est nulle. Le forfait, par définition, exclut toute régularisation. Le locataire peut refuser de payer le complément, et le juge de proximité lui donnera raison. La seule option pour le bailleur est d'attendre la révision annuelle du forfait selon l'IRL, ou de modifier le contrat au prochain renouvellement en basculant sur un régime de provision. En location vide, le forfait est exceptionnel. Son usage nécessite un accord exprès et justifié des parties, car la loi du 6 juillet 1989 impose par défaut le régime de la provision. Un propriétaire qui appliquerait un forfait en location vide sans clause contractuelle explicite s'exposerait à une requalification en provision par le juge, avec régularisation rétroactive.

Tableau récapitulatif : charges récupérables vs non récupérables

Ce tableau synthétise les principaux postes de charges, selon qu'ils incombent au locataire (récupérables) ou au seul propriétaire (non récupérables). La liste exhaustive figure dans le décret du 26 août 1987. Pour un inventaire complet, poste par poste, consultez notre liste des charges récupérables.

Le gardiennage illustre la nécessité de nuancer : il n'est récupérable qu'à 75 % lorsque le gardien assure l'entretien des parties communes et l'élimination des ordures ménagères. Si le gardien n'effectue que de la surveillance, la part récupérable tombe à 0 %.

Sources

• economie.gouv.fr
• service-public.gouv.fr
• legifrance.gouv.fr
• impots.gouv.fr
• boursorama.com

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