Charges récupérables sur le locataire : liste, règles et pièges à connaître

Les charges récupérables sur locataire désignent les dépenses que le propriétaire bailleur avance, puis refacture à son locataire selon une liste strictement encadrée par la loi. Publié le 26 août 1987, le décret n°87-713 en fixe le périmètre exact : toute dépense qui n'y figure pas reste à la charge exclusive du bailleur. Ce cadre — couplé à la loi du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs — protège le locataire contre une facturation arbitraire et fournit au propriétaire un référentiel opposable pour ses décomptes annuels.

Ce qu'il faut retenir

• La liste des charges récupérables est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987 : aucun autre poste ne peut être refacturé au locataire
• Seuls le salaire brut et les charges sociales du gardien sont récupérables, et uniquement pour la quote-part correspondant aux tâches effectuées au bénéfice des locataires
• La régularisation annuelle doit être accompagnée de l'ensemble des justificatifs ; le délai de prescription est de 3 ans dans les deux sens
• Les honoraires de syndic, les grosses réparations et le ravalement restent à la charge exclusive du propriétaire, quelle que soit la clause du bail

Ce que la loi entend par « charges récupérables »

Une charge récupérable est une dépense que le propriétaire règle en premier, directement ou via le syndic de copropriété, et dont il obtient ensuite le remboursement par le locataire. Ce mécanisme ne repose pas sur un accord entre les parties. Il est encadré par la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 et précisé par le décret n°87-713 du 26 août 1987 (source : Legifrance).

Cette logique est simple. D'un côté, le locataire paie les dépenses liées à l'usage courant du logement et des parties communes. De l'autre, le propriétaire assume les dépenses liées à la structure et à la conservation de l'immeuble. Cette distinction est au cœur du régime des charges du locataire, et elle détermine chaque année le montant que le bailleur peut légalement répercuter.

Concrètement, les sommes sont appelées sous forme de provisions mensuelles, puis régularisées une fois par an sur justificatifs. Le locataire reçoit alors un décompte détaillé — provisions versées d'un côté, dépenses réelles de l'autre. Ce solde est soit remboursé, soit réclamé dans la limite du délai de prescription.

Principe de la liste limitative

Publié le 26 août 1987, ce décret dresse une liste fermée. Toute dépense absente de cette liste ne peut être facturée, même si elle profite indirectement au locataire. Ce caractère limitatif, pilier protecteur du locataire, interdit toute clause du bail qui élargirait les charges récupérables au-delà du décret. Une clause contraire serait réputée non écrite (service-public.fr, F947).

Cette liste s'applique aux baux d'habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989. Les baux commerciaux, les locations meublées touristiques ou les logements de fonction obéissent à des règles distinctes, que cet article n'aborde pas.

Différence entre charges locatives et charges de copropriété

Ces deux notions sont souvent confondues. Les charges de copropriété englobent l'ensemble des dépenses votées en assemblée générale : entretien, administration, gros travaux, honoraires de syndic. Elles n'en sont qu'un sous-ensemble. Elles correspondent uniquement aux postes que le décret de 1987 autorise à refacturer au locataire.

Un exemple parlant : le propriétaire reçoit un appel de fonds de 2 500 € de son syndic. Sur cette somme, 1 800 € concernent des dépenses listées par le décret (eau, chauffage collectif, entretien des parties communes). Quant aux 700 € restants, ils financent un ravalement de façade et les honoraires de syndic pour l'assemblée générale. Seuls les 1 800 € sont récupérables sur le locataire.

Liste des charges récupérables : les 3 catégories du décret du 26 août 1987

Selon le décret n°87-713, les charges récupérables se répartissent en trois grandes familles (source : economie.gouv.fr, 2025). Chaque catégorie couvre un type de dépense distinct, et leur addition forme le montant total que le bailleur portera au décompte annuel. La liste des charges locatives incombant au locataire détaille chacun de ces postes.

Ventiler précisément évite les approximations. Un propriétaire qui facture en bloc « charges de copropriété » sans distinguer ce qui relève du décret s'expose à une contestation fondée. Le locataire peut exiger le détail poste par poste, appuyé par les justificatifs du syndic.

Services liés au logement et aux équipements collectifs

Cette première catégorie regroupe les dépenses directement liées à l'usage du logement et des équipements collectifs.

• Eau froide et eau chaude : la consommation d'eau, l'abonnement, les taxes et redevances d'assainissement, la location, l'entretien des compteurs (décret n°87-713).
• Chauffage collectif et eau chaude sanitaire : combustible, électricité, entretien de la chaudière collective.
• Ascenseur : électricité et entretien courant (y compris les petites réparations). Les grosses réparations ou le remplacement restent exclus.
• Espaces verts : tonte, taille, arrosage lorsqu'ils bénéficient collectivement aux occupants.

L'électricité des parties communes (hall, cage d'escalier, parking) et l'entretien du système de vidéosurveillance ou du digicode entrent aussi dans cette catégorie.

Entretien courant des parties communes

Sont listés précisément par le décret les frais d'entretien courant et de petites réparations dans les parties communes. Cela inclut le nettoyage (hall, escaliers, couloirs, parkings), la désinfection, le remplacement des ampoules, l'entretien des vide-ordures, le ramonage des conduits collectifs ou encore la maintenance de la VMC.

Sont également visés les frais de personnel affecté à l'entretien des parties communes, sous réserve de la règle spécifique applicable au gardien (voir section dédiée).

Aucune réparation relevant de l'article 606 du Code civil (gros murs, voûtes, poutres, couverture, toiture) n'est récupérable, quelle que soit sa fréquence.

Taxes et redevances récupérables

Principale taxe récupérable, la TEOM (taxe d'enlèvement des ordures ménagères) est payée par le propriétaire avec sa taxe foncière, puis remboursée par le locataire au prorata de la période d'occupation.

S'y ajoute la redevance d'assainissement, de même que les droits de bail ou de location (dans les communes où ils subsistent). En pratique, la TEOM concentre l'essentiel des questions. Son montant dépend de la commune et peut représenter plusieurs centaines d'euros par an.

Charges non récupérables : ce que le propriétaire ne peut pas refacturer

Toute dépense absente de la liste du décret de 1987 demeure à la charge exclusive du bailleur. Aucune clause du bail ne peut contourner cette règle. Le locataire qui constate une facturation indue peut en obtenir la restitution dans un délai de 3 ans (source : service-public.fr, F479).

Ce sujet donne lieu à un contentieux nourri, souvent par méconnaissance des propriétaires bailleurs. La page dédiée aux charges que le locataire ne doit pas payer recense les principaux litiges observés en pratique.

Grosses réparations et ravalement : à la charge du propriétaire

L'article 606 du Code civil définit les grosses réparations : murs porteurs, voûtes, poutres, toiture, couverture entière. Ces travaux restent exclusivement à la charge du propriétaire. Même imposé par la commune, le ravalement de façade entre dans cette catégorie et ne peut pas être refacturé au locataire.

Aucun travail d'amélioration ou de mise aux normes (isolation thermique, accessibilité PMR, installation d'un ascenseur là où il n'existait pas) n'est davantage récupérable. Seule leur maintenance courante, une fois réalisés, pourra l'être.

Erreur courante : refacturer les honoraires de syndic ou de gestion locative

L'erreur la plus fréquente concerne les honoraires de syndic. Un propriétaire peut spontanément intégrer dans son décompte les frais de gestion du syndic, au motif que son locataire bénéficie de l'entretien de l'immeuble. Cette pratique est illégale.

Ces honoraires liés à la gestion courante et à la tenue des assemblées générales ne figurent pas dans la liste du décret de 1987. Ils restent à la charge exclusive du bailleur. Un locataire qui les a payés peut en demander le remboursement dans le délai de prescription de 3 ans. La Cour de cassation a confirmé ce principe à plusieurs reprises, et les actions en répétition de l'indu aboutissent quasi systématiquement lorsque le décompte n'isole pas les dépenses autorisées.

Le cas du gardien ou concierge : règle de répartition

En matière de personnel d'immeuble, les dépenses obéissent à une règle spécifique. Seuls le salaire brut et les charges sociales du gardien ou concierge sont récupérables sur le locataire (source : service-public.fr, F2122). Les autres composantes du coût employeur — avantages en nature, logement de fonction, indemnités de départ, cotisations patronales complémentaires — ne le sont pas.

Une seconde condition s'ajoute. La récupération est limitée à la fraction correspondant au travail effectivement réalisé pour les besoins des locataires. Si le gardien assure aussi des tâches bénéficiant au seul propriétaire (surveillance de parties privatives, gestion administrative pour le compte du bailleur), une ventilation doit être opérée.

En pratique, le syndic fournit généralement une clé de répartition dans l'annexe comptable. Il s'y réfère pour ne répercuter que la quote-part locative du salaire. À défaut de répartition explicite, c'est au propriétaire de justifier la fraction qu'il refacture : sous le contrôle du locataire, qui peut exiger les pièces justificatives.

Provisions pour charges et régularisation annuelle : comment ça marche

Le locataire verse chaque mois une provision pour charges en même temps que son loyer. Ce montant, fixé dans le bail, est une estimation des dépenses récupérables annuelles. Au moins une fois par an, le propriétaire procède à une régularisation sur la base des dépenses réelles constatées (source : service-public.fr, F947).

Son mécanisme est simple. D'un côté, les provisions versées par le locataire sur l'année écoulée. De l'autre, le total des charges récupérables justifiées. La différence donne lieu soit à un remboursement (si le locataire a trop versé), soit à un complément à payer. Le détail complet de la procédure est présenté dans notre guide sur la régularisation des charges locataires.

Un point essentiel : le délai de prescription est de 3 ans. Une dette de charges datant de mars 2026 peut être réclamée jusqu'en mars 2029 (service-public.fr, F479). Ce délai joue dans les deux sens : le locataire peut aussi réclamer un trop-versé sur les 3 dernières années.

Comment calculer le montant des provisions

C'est le bail qui fixe le montant mensuel des provisions. Il se base généralement sur les charges constatées l'année précédente, ou sur une estimation prudente pour un logement neuf. Il peut proposer une provision forfaitaire, à condition que le bail prévoie une régularisation annuelle sur justificatifs.

Une pratique courante consiste à prendre le total annuel des charges récupérables de l'exercice précédent et à le diviser par 12. Pour un logement en copropriété, cela suppose d'avoir accès au décompte du syndic. En l'absence d'historique, mieux vaut sous-estimer légèrement la provision : une régularisation modérée en faveur du bailleur est mieux acceptée qu'un remboursement massif qui peut tendre la relation locative.

Pour un logement en copropriété, cela suppose d'avoir accès au décompte du syndic et de savoir comment calculer la répartition des charges en copropriété.

Régularisation : solde en faveur du propriétaire ou du locataire

Ce décompte annuel détaille poste par poste les dépenses récupérables et les provisions encaissées. Si les provisions dépassent les charges réelles, le propriétaire doit rembourser la différence dans un délai raisonnable. La loi ne fixe pas de date butoir, mais un mois après l'envoi du décompte est une pratique courante.

Si les charges réelles excèdent les provisions, le locataire doit s'acquitter du solde. En pratique, le bailleur peut lisser ce rattrapage sur les mois suivants en augmentant temporairement la provision mensuelle, avec l'accord du locataire. Sans accord, le solde est dû en une fois à réception du décompte.

Cas pratique chiffré : régularisation pour un appartement en copropriété

Prenons un cas concret, celui d'un propriétaire bailleur qui loue un appartement de 65 m² en copropriété. Signé en janvier, le bail prévoit une provision mensuelle pour charges de 110 €, fondée sur l'exercice précédent. Au total, il verse 1 320 € de provisions sur l'année (12 × 110 €).

En fin d'exercice, le syndic transmet son décompte annuel. Les charges récupérables totales s'élèvent à 1 180 €, ventilées comme suit : eau froide 280 €, chauffage collectif 510 €, entretien ascenseur 120 €, espaces verts 95 €, TEOM 175 €. Le propriétaire établit le décompte de régularisation : provisions 1 320 € − charges réelles 1 180 € = 142 € à rembourser au locataire.

Pour approfondir la méthode de calcul, notre article sur comment calculer les charges locatives détaille chaque étape et les pièces à réunir.

Scénario : provisions, dépenses réelles et solde de régularisation

Imaginons une variante où le chauffage collectif a fortement augmenté en raison d'un hiver rigoureux. Les charges récupérables passent à 1 510 € pour la même année, alors que la provision est restée à 110 € par mois, soit 1 320 €. Le solde de régularisation est alors de 190 € en faveur du propriétaire.

Muni des justificatifs du syndic, le bailleur adresse le décompte au locataire. Trente jours sont accordés au locataire pour consulter les pièces sur place. Une fois le décompte accepté, les 190 € sont réglés avec le loyer du mois suivant. Ce cas illustre pourquoi la régularisation doit être documentée. Sans les factures du syndic, le locataire peut légitimement contester le montant réclamé.

Impact fiscal pour le bailleur : déduction des charges récupérables

Côté fiscal, les sommes remboursées par le locataire au titre des charges récupérables viennent en déduction des revenus fonciers imposables. Le BOFiP (12 septembre 2012) illustre ce mécanisme avec un cas concret — un locataire tenu de rembourser 400 € de charges récupérables à la date de souscription du bail. Cette somme est déduite des revenus fonciers déclarés par le bailleur.

En effet, les charges récupérables constituent une dépense pour le propriétaire, immédiatement compensée par le remboursement du locataire. Fiscalement, la neutralité est complète — la dépense est déduite du revenu foncier et le remboursement est imposé, les deux s'annulant. Au régime réel d'imposition, le bailleur doit noter que seules les provisions effectivement dépensées dans l'année sont déductibles (source : impots.gouv.fr, 2016). Les provisions non consommées au 31 décembre ne le sont pas.

Tableau récapitulatif : charges récupérables vs non récupérables

Le tableau ci-dessous synthétise les principaux postes selon qu'ils sont récupérables ou non sur le locataire.

Ce tableau constitue un référentiel rapide, mais ne remplace pas la consultation du décret complet. En cas de doute sur un poste spécifique, le texte du décret n°87-713 publié sur Legifrance fait foi.

Sources

• service-public.gouv.fr
• legifrance.gouv.fr
• economie.gouv.fr
• bofip.impots.gouv.fr
• service-public.gouv.fr
• service-public.gouv.fr
• impots.gouv.fr

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